Inhaltsverzeichnis
Stammdaten Personen (3001)
Modul zur Pflege von Stammdaten.
Die Datensätze Zeiterfassung, Orga, Pep, Zahlung, Sonderurlaub,… beschreiben zeitlich abgegrenzte Zeiträume, die sich nicht überschneiden dürfen.
Wenn sich also zum Beispiel die Sollzeit ändert, so muss ein Datum eingetragen werden, ab wann diese Änderung gelten soll. Hierzu gibst Du in das bis-Feld ein Datum ein und fügst einen neuen Datensatz hinzu (Tabellen in PEP4). In der neuen Zeile werden dann die Werte aus der Ursprungszeile übernommen, und hier kann dann der entsprechende Wert geändert werden.
Ein reines Überschreiben eines Werten wird diesen für den gewählen Zeitraum ersetzen und wird bei einer Rückrechnung zu neuen Werten führen. (Seit Version 4.107.11.0 geschieht die Rückrechnung automatisch)
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geburtstag |
Verwendung für: |
| Eintritt |
Das Eintrittdatum des Mitarbeiters. Verwendung für: |
| Start Zeiterfassung | Datum, ab dem der Saldo des Mitarbeiters gerechnet wird |
| Start Zeiterfassung | Datum, ab dem der Saldo des Mitarbeiters gerechnet wird |
| Ende Probezeit | Verwendung im Kalender. Das Ende der Probezeit wird standardmäßig auf 6 Monate nach Eintritt eingestellt. Dieser Wert kann mit der Systemeinstellung ‚GUI_PERS_AUTO_ENDE_Probe_Monate’ geändert werden. |
| Ende Befristung | Verwendung im Kalender |
| Austritt | Austrittsdatum des Mitarbeiters |
| Personalnummer 1-3 | Felder zur Pflege der Personalnummer in anderen Systemen; die Beschriftung kann angepasst werden |
| Aprocon ID | Nummer des Mitarbeiters in Aprocon |
| Kundennummer | Kundennummer des Mitarbeiters |
| Transponder | Chip-Nummer z.B. in Datafox-Terminals |
| PIN | Pin bei der Benutzung der Soft-Uhr |
| Fingerabdruck 1, 2 | Gespeicherter Fingerabdruck aus Zeiterfassungsterminal |
| | gestrichen |
| Sortierung | Feld, das in Reports zur Sortierung genutzt werden kann |
| Saldoart | Kundenspezifisch |
| Abrechungskreis | Kundenspezifisch |
| Mitarbeiterkreis | Kundenspezifisch |
| Pauschalwert | Kundenspezifisch |
| Verteilung | Kundenspezifisch |
Bei Gantner-Terminal: Ausweis[V][*], Beispiel 10V, 11*, 12, 15V*. V erzwingt eine Verifikation beim Einlesen mit Zeitausweis, das * ermöglich das Enrollment.
Adresse / Info
Pflege der Adresse und Telefonnummer.
Das Feld Mail wird im Modul „Kommunikation“ als Empfangsadresse für Mails genutzt.
Mit der Funktion Aus Zwischenablage kannst Du aus einer beliebigen Anwendung den Adressblock einfügen, z.b. aus der Fussnote einer Mail. Die Funktion analysiert den Text in der Zwischenablage und versucht die Daten den Feldern automatisch zuzuordnen.
QR-Code erzeugt am Bildschirm einen QR-Code, der von einem Handy gescannt werden kann. Dieser QR-Code überträgt die Personendaten als Visitenkarte auf das Handy.
Kommentar hier hast du nahezu umgrenzten Platz für eigene Notizen.
Zeit
Hier stellst Du die Parameter zur Berechnung der Zeitdaten ein. Weitere Informationen zur Auswirkung der Parameter findest Du unter Berechnung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rechenmodell | |
| Rechenmodell | Hier stellst Du das Rechenmodell ein. |
| RMFix | Verhindert, dass ein Rechenmodell durch eine Zeitbuchung geändert wird. |
| Arbeitszeitplan | Hier stellst Du den Arbeitszeitplan ein. |
| Rollsystem | Kundenspezifisch, hier stellst Du das Rollsystem ein. |
| Vorgabeart |
Ist dem Mitarbeiter ein Rollsystem oder ein Wochenplan zugeordnet, so kann in der PEP die Von und Bis-Zeit aus der Tabelle als Vorgabe eingeblendet werden, bzw. durch die Automatik eingetragen werden. |
| Sollart | Kann die Art, wie beim Mitarbeiter die Sollzeit berechnet wird, übersteuern. Steht hier <aus RM> so wird der Sollwert, wie im Rechenmodell angegeben, berechnet. |
| Stunden | |
| WAZ | Abkürzung für WochenArbeitsZeit. Hier stellst Du die Wochenarbeitszeit ein. Diese wird genutzt, wenn das Rechenmodell sich auf die Wochenarbeitszeit bezieht. -1, wenn die Wochenarbeitszeit (dynamisch) berechnet werden soll. |
| WAZ Basis |
Dieser Basis-Wert kann für Statistiken gepflegt werden und setzt fest, was die Wochenarbeitszeit einer Vollzeitkraft ist. So kann in Auswertungen berechnet werden, ob (oder in welchem Grad) es sich bei dem Mitarbeiter um eine Vollzeitkraft handelt. |
| MAZ | Abkürzung für MonatsArbeitsZeit. Hier stellst Du die Monatarbeitszeit ein. Diese wird genutzt, wenn das Rechenmodell sich auf die Monatsarbeitszeit bezieht. |
| MAZ Basis |
Dieser Basis-Wert kann für Statistiken gepflegt werden und setzt fest, was die Monatsarbeitszeit einer Vollzeitkraft ist. So kann in Auswertungen berechnet werden, ob (oder in welchem Grad) es sich bei dem Mitarbeiter um eine Vollzeitkraft handelt. |
| JAZ Berechnung |
Kundenspezifisch. Bestimmt die Art der JAZ-Berechnung (Jahresarbeitszeit). |
| In WAZ-Berechnung | Bestimmt, ob der Zeitraum in die Berechnung der dynamischen Wochenarbeitszeit berücksichtig werden soll. |
| Rechenmodell | |
| TAZ/WAZ/MAZ min & max | Hier können Warngrenzen für die Tages- Wochen oder Monatsarbeitszeit definiert werden. Beim Unter- oder überschreiten der Warngrenze wird in der PEP der Wert hervorgehoben oder im Bericht Arbeitszeitverletzung ausgewiesen. |
| Tage je Woche max | Gibt eine Grenze von Einsatztagen je Woche an. Beim Überschreiten der Warngrenze wird in der PEP der Wert hervorgehoben oder im Bericht Arbeitszeitverletzung ausgewiesen. |
| Gutschrift | |
| Ganztag Buchung | Übersteuert die Art der Berechnung für eine ganztägige Buchung (z.B. Urlaub) des gewählten Rechenmodells. Steht hier <aus RM> so wird die Rechenart, wie im Rechenmodell angegeben, benutzt. |
| Ganztag Tagesart | Übersteuert die Art der Berechnung für eine ganztägige Gutschrift nach Tagesart (z.B. Feiertag) des gewählten Rechenmodells. Steht hier <aus RM> so wird die Rechenart, wie im Rechenmodell angegeben, benutzt. |
| Gutschrift pauschal | Ist im Kennzeichen angegeben, dass bei einer ganztägigen Gutschrift eine individueller Wert gutgeschrieben werden soll, so kann dieser Wert hier hier übersteuert werden. Beispiel: Für eine Buchung von einer Schulung sollen den Mitarbeitern pauschal 8h gutgeschrieben werden. Soll bei einem Mitabeiter abweichend von der Regel 6h gutgeschrieben werden, so ist dies hier zu hinterlegen. Angabe in Stunden. |
| Wegezeit | Wegezeit in Minuten, die bei einer Berechnung als Wegezeit gutgeschrieben werden. Die Art der Berechnung der Wegezeit wird in dem Rechenmodell eingestellt |
| Salden | |
| Laufender Saldo | Im Zeitnachweis / in den Terminals werden die aufgelaufenen Stunden der Vorperioden angezeigt oder nicht. |
| Monatsabschluss Tag | Bestimmt, ob / an welchem Tag der Monatsabschluss berechnet werden soll. Monatsabschluss |
| Monatsabschluss Min / Max | Bestimmt, welche Wert bei einem Abschluss minimal / maximal wieder gutgeschrieben werden darf. Monatsabschluss |
| Sonstiges | |
| Anwesenheitsplicht | Erzeugt eine Warnung, wenn der Mitarbeiter nicht Anwesend ist und auch keine Abwesenheit gebucht ist |
| Auszahlungsgruppe | Bestimmt die Gruppe für die Auszahlung |
| Url-Anspruch | Urlaubsanspruch. Legt fest, ob in dem Zeitraum ein Anspruch auch Urlaub besteht (Automatische Berechnung des Urlaubskontingents) |
| Netto-Faktor | Wert zur Berechnung der Netto-Leistungsdaten, z.B. zum Reduzieren der Arbeitsleistung bei Azubis |
| aktiv | setzt den Mitarbeiter für den Zeitraum aktiv / inaktiv |
| Steuerung |
Textfeld für die Hinterlegung von individuelle Steuerungen Trennung durch Semikolon. |
Waz
Wochenarbeitszeit. Hier wird die dynamische Wochenarbeitszeit angezeigt, bzw. kann bearbeitet werden. Eine manuelle Eingabe wird bei einer Neuberechnung überschrieben!
Organisation
Hier stellst Du die organisatorische Zuordnung ein. Die Zuordnung hat Auswirkungen u.a. auf folgende Bereiche:
- Auswertungen / Statistik
- Selektion von Mitarbeitern
- Rechteverwaltung
- Zuordnung zu Filialen, damit zu Ländern und
- Feiertagskalendern
- Öfnungszeiten
Die Zuordnung zur Filiale ist in einer 1:1 Beziehung, d.h. ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt nur in einer Filiale tätig sein. Natürlich kann er dennoch in anderen Filialen arbeiten. Aber es kann z.B. nur ein Feiertagskalender für einen MA gelten.
Die Hierarchiestufe wird in der PEP angezeigt. Über diese Einstellung können die Mitarbeiter in der PEP sortiert werden, bzw. über spezielle Farben hervorgehoben werden.
Die Felder Filiale, Abteilung und Hierarchiestufe können auch in Berichten angedruckt, bzw. in Auswertungen verwendet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Filiale | Filiale, in der der Mitarbeiter zugeordnet ist (z.B. Hamburg) |
| Abteilung | Abteilung (z.B. Verkauf) |
| Hierarchiestufe | Hierarchiestufe (z.B. Abteilungsleiter) |
| Kostenstelle | Kostenstelle |
Pepgruppen
Im Gegensatz zu den Pepgruppen ist die Zuordnung 1:n, also einem Mitarbeiter können zu einem Zeitpunkt mehrere Pepgruppen zugeordnet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Pepgruppe | Pepgruppe (z.B. 1. Etage) |
| Sortierung | In der PEP können die Mitarbeiter nach dem Sortierkennzeichen sortiert werden. Dieses kann abhängig von der Gruppe sein, z.B. Erstverkäufer in der HAKA, aber nur als Aushilfe in der DOB. Dieses Feld kann auch direkt aus der PEP heraus bearbeitet werden. |
| Anteil | Bestimmt den Grad der Zugehörigkeit zur PEP-Gruppe |
Sonderaufgaben
Pflege von Sonderaufgaben / Qualifizierungen für die Planung.
Eine Sonderaufgabe kann entweder für alle Gruppen gelten (Feld Pep-Gruppe leer lassen), oder nur für bestimmte Gruppen.
Der Faktor bestimmt, wie gut der Mitarbeiter für die Aufgabe qualifiziert ist.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Pepgruppe | Pepgruppe (z.B. 1. Etage) - kann leer gelassen werden |
| Sonderaufgabe | Sonderaufgaben (Ersthelfer) |
| Nettofaktor | Grad der Spezialisierung |
PepGrenzen
Hier können für den Mitarbeiter Zeitfenster hinterlegt werden, die in der (automatischen) Planung berücksichtigt werden sollen.
Für jeden Wochentag können die Parameter Kommen, Gehen und Zeit gepflegt werden, nicht alle Felder müssen vollständig gefüllt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kommen | Beginn des Zeitfensters, in der der Mitarbeiter arbeiten kann |
| Gehen | Ende des Zeitfenster, in der der Mitarbeiter arbeiten kann |
| Zeit | Maximaler Arbeitsdauer am Tag |
Zahlung
Die Werte Gehalt, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Sonderzahlung und Zuschlag sind dokumentarischer Natur.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Stundenlohn | fliesst in die Berechnung ein und wird unter angerechnet bewertet ausgewiesen |
| Faktor Prämie | (1 = 100%) Bestimmt, wieviel Prozent der Prämie angerechnet werden |
| Faktor Preis | (1 = 100%) Bestimmt, wieviel Prozent der Zusatzleistung angerechnet werden |
Siehe auch Prämienberechnung
Stundenlohn
Der Stundenlohn ist nur aktiv, wenn als CALC_Lohn = 2 eingestellt ist.
Urlaub
Einstellung, nach welchen Modell der Urlaubsanspruch berechnet wird.
In der Tabelle aufgeführt sind die Urlaubskontingente. Hier kann für jedes Jahr eine beliebige Anzahl von Zeilen hinterlegt werden, um so z.b. für ein Jahr den Tarif und Sonderurlaube zu trennen, bzw. Tage aus dem Kontingent zu löschen.
Automatisch vom System berechnete Urlaub sind unter den Arten 1-9 gespeichert. Bitte nutze diese Arten nicht für manuelle Eingaben. 1: Urlaubsanspruch gem. Rechenmodell 2: Urlaubsanspruch aus >Sonderurlauben (z.B. Schwerbehinderungen) 3-9: Reserviert
Automatische Berechnung von Urlauben
Ist für ein Jahr noch kein Urlaub mit der Art 1 vorhanden, wird der eine neue Zeile hinzugefügt. In der Spalte RM Urlaub wird das zum Zeitpunkt der Anlage der Zeile genutzte Rechenmodell gespeichert.
Bei einer Neuberechnung für das Jahr wird das in der Zeile gespeicherte Rechenmodell herangezogen.
Der Urlaub kann für alle Mitarbeiter über Extras / Verarbeitung neu berechnet werden, in der Nachtschleife automatisch berechnet werden oder individuell mit dem Button „Anspruch für Kalenderjahr neu berechnen“ neu berechnet werden.
Manuelle Erfassung von Resturlauben, Abtragungen von Urlauben, Erfassen von einmaligen Sonderurlauben
Füge der Tabelle eine neue Zeile hinzu. Trage das Jahr ein. Die Art kann eine frei wählbare Zahl größer 10 sein. Nutze z.B. für Resturlaube die 10. Gib optional einen Kommentar ein. Als RM Urlaub wähle „kein“.
Wochenplan
Im Wochenplan kann ein (rollierendes) Zeitsystem hinterlegt werden, der im Rechenmodell die Sollzeit oder Gutschrt, oder eine Planungshilfe für die PEP definiert (Schicht eintragen). Für jeden Wochentag können die Werte Kommen, Gehen, Pause und Arbeitszeit hinterlegt werden.
Ein Wochenplan kann aus mehreren Zeilen bestehen, wobei jede Zeile für eine Woche steht, die über die Wochen-ID zugewiesen wird. Für die Ermittlung der Wochen-ID gibt es das Hilfstool Wochennummern anzeigen. Eine Beschreibung der Wochennummer findest Du hier.
Ein Wochenplan kann dupliziert werden. Hierzu muss das bis-Datum aller Datensätze begrenzt sein. Nach dem duplizieren steht ein weiterer Zeitraum in der Liste, der an den letzten anschließt. So können Pläne leicht angepasst werden.
